C'est officiel, votre entreprise a décidé de se lancer dans un projet d'implantation de SIRH. Un travail de longue haleine, qui demandera beaucoup de travail, ainsi que l'implication de beaucoup de membres de vos équipes.

D'ailleurs, qui impliquer dans ce processus? C'est ce que nous verrons dans notre article du jour.

LES RH, MAÎTRES DU PROJET

Pour commencer, rappelons qu'un logiciel SIRH concerne plusieurs acteurs clés, principalement au niveau de la haute direction des Ressources Humaines.

Recrutement, onboarding, automatisation de tâches administratives redondantes, formations... les RH voient dans un SIRH des bénéfices que d'autres départements ne verraient peut-être pas au premier abord. C'est même souvent ce département qui propose l'implantation en premier lieu.

C'est pourquoi, dans un grand nombre de cas, les directeurs en charge des Ressources Humaines prennent la main sur une partie, voire la totalité du projet. Ils comprennent les tenants et aboutissants de beaucoup des tâches améliorées par une suite logicielle et connaissent les processus internes mieux que personne.

C'est pour ces raisons que nous vous conseillons d'intégrer un ou plusieurs représentants de ce département dans ce projet de taille.

 

D'AUTRES DÉPARTEMENTS À NE PAS LAISSER POUR COMPTE

Toutefois, ne pensez pas que seuls les directeurs RH sont nécessaires pour le bon déroulé d'un tel projet.

En effet, un SIRH peut bénéficier à toutes les sphères de l'entreprise. Des managers, aux RH, en passant par la haute direction, beaucoup d'éléments sont à prendre en compte.

Il est possible, voire recommandé, de consulter les acteurs de tous les domaines RH (paie, formations, recrutement etc.) afin de recenser les besoins de tous les acteurs.

La direction financière, par exemple, joue un rôle important dans le processus, dans le cas où un module de paie serait prévu dans la suite logicielle.

La direction informatique ou des systèmes d’information est également à impliquer. Ce département assurera en effet les mesures à mettre en place pour assurer la sécurité des données de tous les employés de l'entreprise, mais aussi les intégrations éventuelles avec d'autres systèmes et logiciels déjà présents au sein des équipes. Des aspects à ne pas prendre à la légère!

Enfin, stratégiquement et selon la taille de votre organisation, il est primordial d’impliquer la haute direction dans votre démarche décisionnelle.

Au fond, cet aspect est la clé du succès de l’opération pour l’organisation. Il faut en effet réussir à attacher les orientations du SIRH aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Un SIRH, pour être efficace et bénéfique aux équipes, doit être intégré dans tous les aspects quotidiens de votre structure, ainsi que dans sa stratégie globale.

Les managers devraient aussi être impliqués dans le processus. Ils seront moteurs dans l’adoption de la solution, tant à leur niveau qu’à celui de leurs équipes. Leurs avis et retours seront des indicateurs concrets quant au futur usage de la solution.comment-choisir-SIRH-gif-QC-2

 

UN CHEF DE PROJET, UN GRAND PLUS

Un chef de projet peut être un avantage non-négligeable dans votre processus d'implantation. En effet, il n’est pas toujours facile de trouver quelqu’un ayant de la connaissance en gestion de projet, en pilotage, des connaissances métier, capable de prendre de la hauteur, de lier les différents départements en entreprise.

Pourtant, c’est le chef de projet qui sera chargé d’assurer la coordination des équipes internes, le suivi des actions avec les équipes de l’éditeur/intégrateur ou encore d’être responsable de la tenue des délais pour les actions client.

Ce rôle peut également être partagé entre deux personnes, pour alléger leur tâche. On pourrait, par exemple, déterminer un duo Chef de projet métier-Chef de projet TI.

 

LA CHARGE DE CHACUN

Les différents membres de vos équipes n’auront peut-être pas la même charge de travail tout au long de votre projet d’implantation.

En effet, les demandes et besoins ne seront pas identiques au début de votre projet (phase de lancement), où il sera plus largement question du planning et de l’organisation générale du projet, qu’à la phase de recette où il faudra tester les processus métier et travailler avec les utilisateurs finaux.

L’équipe de votre éditeur/intégrateur aura évidemment aussi son rôle à jouer dans ce projet de taille.

Vous pourriez également mettre en place un RACI détaillé au début du projet, pour savoir à l’avance qui sera impliqué dans quelles étapes de votre implantation.

Pour rappel, un RACI est une matrice des responsabilités. Elle indique les rôles et les responsabilités des intervenants au sein de chaque processus et activité.

Dans le détail, il s’agit de définir les rôles selon les lettres :

  • R – Responsable (Responsible)

Le R réaliste l’action, il en est responsable. Chaque action doit avoir un R attitré.

  • A – Acteur, ou approbation (Accountable)

Le A est, comme son nom l'indique, celui qui doit rendre des comptes sur l'avancement de l'action. Il y a toujours un A (et un seul) pour chaque action.

  • C – Consultée, ou contributeur (Consulted)

Les C sont les entités (personnes, groupes) qui doivent être consultées.

  • I – Informé (informed)

Les I sont les entités qui doivent être informées.

Cela permettra de donner une vision claire de la charge chez votre éditeur/intégrateur et dans vos équipes, en précisant les livrables associés.

Ainsi, pas de mauvaise surprise possible!

 

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Catégories Gestion RH, RH digital

André Kassis
André Kassis
Directeur de comptes nationaux

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